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E-Government-Standards Seite 1 von 35

eCH-0067 Elektronische Formular-Technologien:

Anforderung und Vergleich

Name Elektronische Formulartechnologien: Anforderung und Vergleich

Standard-Nummer eCH-0067

Kategorie Hilfsmittel

Reifegrad Implementiert

Version 1.0

Status Genehmigt

Genehmigt am 2007-03-27 Ausgabedatum 2007-03-29 Ersetzt Standard Sprachen Deutsch Autoren / Kontakt Fachgruppe eForms Erich Vogt (SignPool) (Fachgruppenleiter) Fritz Beck (Adobe bis 2006) Roberto Bianchetti (xyMedia) Robert Erni (SUVA) Ernest Peter (NetConsult) Juri Weiss (Basel-Stadt) Externe Experten Mathias Supp (Riess) Max Wyss (Prodok) Herausgeber / Verein eCH, Amthausgasse 18, 3011 Bern Vertrieb T 031 560 00 20, F 031 560 00 25 www.ech.ch / info@ech.ch Zusammenfassung Das eCH-Hilfsmittel 0067 beschreibt und vergleicht gebräuchliche Formulartechnologien und zeigt die Anforderungen für den Einsatz elektronischer Formulare auf.

Verein eCH, Amthausgasse 18, 3011 Bern info@ech.ch T 031 560 00 20, F 031 560 00 25 www.ech.ch E-Government-Standards Seite 2 von 35

Inhaltsverzeichnis:

1 Status des Dokumentes

2 Einführung

2.1 Begriffsdefinition

2.2 Bedeutung im eGovernment

2.3 Abgrenzung

2.4 Zielgruppe

3 Modell

3.1 Prozessmodell

3.2 Weitere Abgrenzungen

3.3 Formulartypen

3.4 Anforderungen an eine elektronische Formulartechnologie

3.5 Formularentwicklung

3.5.1 Formular-Elemente

3.5.2 Formular-Funktionen

3.5.3 Barrierefreiheit / Behindertengleichstellungsgesetz

3.5.4 Werkzeuge

3.6 Formular bereitstellen

3.7 Formular beschaffen

3.8 Formular ausfüllen

3.9 Formular einreichen

4 Vergleich der wichtigsten Formulartechnologien

4.1 Papier/Download

4.1.1 Beschreibung

4.1.2 Erfüllung der Anforderungen

4.2 Wordformulare

4.2.1 Beschreibung

4.2.2 Erfüllung der Anforderungen

4.3 HTML-Formulare

4.3.1 Beschreibung

4.3.2 Erfüllung der Anforderungen

4.4 PDF Formulare

4.4.1 Beschreibung, Grundlagen

4.4.2 Eigenschaften

4.4.3 Erstellung von PDF (-Formularen)

4.4.4 Erfüllung der Anforderungen

4.5 XFA – PDF Formulare auf XML Basis

Verein eCH, Amthausgasse 18, 3011 Bern info@ech.ch T 031 560 00 20, F 031 560 00 25 www.ech.ch E-Government-Standards Seite 3 von 35 4.5.1 Beschreibung

4.5.2 Erfüllung der Anforderungen

4.6 W3C XForms

4.6.1 Erfüllung der Anforderungen

4.7 Weitere Formulartechnologien/-formate unter Beobachtung

5 Übersichtstabelle

6 Haftungsausschluss/Hinweise auf Rechte Dritter

7 Urheberrechte

–  –  –

1 Status des Dokumentes Das vorliegende Dokument wurde vom Expertenausschuss am 27. März 2007 genehmigt. Es hat für das definierte Einsatzgebiet im festgelegten Gültigkeitsbereich normative Kraft.

–  –  –

2.1 Begriffsdefinition Formulare sind Bestandteile von Geschäftsprozessen.

Formulare bestehen aus einer Kombination von Eingabe-, Auswahl- und Resultatfeldern, die eine strukturierte Erfassung, Übermittlung und Weiterverarbeitung von Daten ermöglichen. Sie dienen einer Vielzahl standardisierter Kontakte zwischen definierten Stellen, beziehungsweise zwischen Stellen und Personen. Sie unterliegen in der Regel dem Corporate Design der ausgebenden Stellen. Dies gilt sowohl für elektronische- wie auch für Papierformulare.

Elektronische Formulare zeichnen sich aus durch Funktionen wie Plausibilitätskontrollen, Hilfefunktionen, Personalisierung, automatisiertes Ausfüllen, Verschlüsselung, Signierung, etc.

Ihre Daten können unabhängig vom Formularlayout übermittelt und verarbeitet werden.

2.2 Bedeutung im eGovernment Formulare haben im Verkehr zwischen Bürger und Verwaltung eine lange Tradition, Antragsformulare gibt es wahrscheinlich seit der Erfindung des Buchdrucks.

Im eGovernment nimmt die Bedeutung von Formularen eher noch zu, wobei entscheidend wird, dass der Benutzer das Formular einfach, rasch und fehlerfrei ausfüllen und die Behörde die Daten möglichst ohne Medienbruch übernehmen kann, so dass aufwändige Rückfragen wegen falsch oder unvollständig ausgefüllten Formularen vermieden werden.

2.3 Abgrenzung Wir beschränken uns in diesem Dokument auf die technischen Aspekte.

Bezüglich Ergonomie, Layout, und Behindertentauglichkeit verweisen wir auf einen zu erarbeitenden allgemeinen Styleguide oder solche die bei verschiedenen Behörden bereits vorhanden sind.

Wir laden an dieser Stelle alle Autoren vorhandener Styleguides dazu ein, diese bei eCH als Musterlösung einzureichen.

Details zu einigen Formulartechnologien, z.B. PDF-Formulare, sind in separaten eCHMusterlösungen geplant.

–  –  –

2.4 Zielgruppe Dieses Dokument richtet sich in erster Linie an Projektleiter in der öffentlichen Verwaltung als Entscheidungsgrundlage bei der Beschaffung einer geeigneten Formularlösung. Sie können bei der Ausschreibung und Abwicklung von elektronischen Formularprojekten, z.B. im Pflichtenheft in den technischen Anforderungen, auf dieses eCH-Hilfsmittel Bezug nehmen.





Es richtet sich aber auch an die Hersteller und Anbieter von Formulartechnologien, welche eingeladen sind, ihre Lösung in unserem technischen Anforderungsschema einzuordnen.

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Abbildung 1: Formular-Prozessdiagramm Als Modell für das Festlegen von Anforderungen an elektronische Formulartechnologien verwenden wir eine prozessorientierte Sichtweise. Die Einführung eines neuen Formulars umfasst bei der zuständigen Behörde den Prozess der Formularentwicklung und der FormularBereitstellung.

Das Ergebnis der Formularentwicklung sind Formularversionen für verschiedene Medien wie die wichtigsten PC-Betriebssysteme und PDA’s sowie Papier für das Ausdrucken durch den Benutzer oder durch eine Druckerei. Das wichtigste Ausgabemedium ist in den meisten Fällen ein PC mit einem gängigen Betriebssystem wie zum Beispiel: Windows, Mac oder Linux.

Die Behörde stellt das Formular bereit, z.B. als Download auf ihrem Webserver. Das Formular kann auch personalisiert und mit bereits bekannten Informationen vorabgefüllt bereitgestellt werden.

Der Benutzer beschafft das Formular, füllt es aus und reicht es ein.

Die zuständige Behörde nimmt das eingereichte Formular in Empfang, überprüft und leitet die Daten ans Verarbeitungssystem weiter und archiviert das Formular.

–  –  –

3.2 Weitere Abgrenzungen Benutzerschnittstellen zu Anwendungen, welche eine Dateneingabe benötigen, erscheinen dem Benutzer häufig wie Formulare, z.B. die Online-Steuererklärung des Kantons Bern. Sie

unterscheiden sich aber vom obigen Prozessdiagramm meist in zwei Punkten:

Sie verwenden ein eigenständiges Userinterface als scheinbares Formular.

Die eingegebenen Daten werden direkt durch die verarbeitende Applikation empfangen.

Solche Anwendungen werden in diesem eCH-Hilfsmittel deshalb nicht weiter behandelt.

Wir betrachten in diesem Dokument Formulare welche den folgenden Eigenschaften entsprechen:

Die erhobenen Daten werden asynchron (evtl. manuell) an den Businessprozess übergeben.

Das Userinterface und die Businesslogik funktionieren lokal.

Eine zweite Abgrenzung betrifft die Verarbeitung der Formulardaten durch eine Applikation bei der zuständigen Behörde. Diese ist nicht Teil dieses Dokuments, auch wenn bei einigen Formularprojekten gleich auch die Verarbeitung realisiert werden muss. Beim Verarbeitungsteil handelt sich dann aber jeweils um ein konventionelles Informatikprojekt ohne Bezug zur Datenerfassung.

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3.3 Formulartypen Während Jahrzehnten wurden Formulare von Hand oder mit der Schreibmaschine ausgefüllt, unterschrieben und per Post eingereicht. Auch heute bieten viele Behörden ihre Formulare als Download im PDF-Format an. Der Benutzer lädt das Formular herunter, druckt es aus, füllt es aus und reicht es per Post ein oder bringt es persönlich vorbei. Wir bezeichnen sie als Typ_1Formulare (vergl. Tabelle).

Typ_2-Formulare werden am Bildschirm ausgefüllt, anschliessend ausgedruckt und wieder per Post versandt. Das elektronische Ausfüllen hat den Vorteil der besseren Lesbarkeit und ermöglicht Konsistenzprüfungen bereits während der Eingabe am Bildschirm. Falls Barcodes generiert werden, ist auch eine automatische Übernahme der Daten bei den Behörden möglich.

Typ_3-Formulare werden wie Typ_2-Formulare am Bildschirm ausgefüllt und ausgedruckt, dann aber elektronisch eingereicht – per Mail oder direkt an einen Server. Damit kann die Behörde die Daten medienbruchfrei übernehmen. Falls eine Unterschrift nötig ist, so muss das Dokument zusätzlich per Post eingereicht werden.

Bei Typ_4-Formularen erfolgt auch die Unterschrift elektronisch, so dass auf Benutzerseite alles elektronisch verläuft.

–  –  –

Abbildung 2: Typen von elektronischen Formularen Formulare lassen sich auch noch nach weiteren Kriterien Typisieren.

Zum Beispiel: Sicherheit oder Wichtigkeit.

–  –  –

3.4 Anforderungen an eine elektronische Formulartechnologie Eine elektronische Formulartechnologie soll den Aufwand für das Entwickeln, Beschaffen, Ausfüllen, Einreichen und Empfangen von Formularen minimieren und die Qualität der eingereichten Daten maximieren. Dabei sind insbesondere Medienbrüche wie das Eintippen von eingereichten Formularen oder separate Entwicklungen für verschiedene Endgeräte zu vermeiden. in diesem Kapitel und die kursiv gestellten Texte (teilweise in Kombination), finden Sie in Die Titel den kommenden Kapiteln als Vergleichskriterien in den verschiedenen Tabellen.

3.5 Formularentwicklung Die Formularentwicklung soll je nach Anwendung verschiedene Endgeräte unterstützen, so dass der Benutzer sein bevorzugtes Arbeitsgerät verwenden kann. Das ist in erster Linie der PCBrowser, ev. unter Verwendung eines kostenlosen, weit verbreiteten, Plug-Ins, sowie Papier und Schreibstift (vergl. Abb. 1).

Die Formularentwicklung soll möglichst geräteunabhängig erfolgen und die Versionen für die unterstützten Geräte weitgehend automatisch generiert werden. Das bedingt, dass die Darstellung von den Daten und der Verarbeitungslogik abtrennbar ist.

Eine Formulartechnologie sollte die nachfolgend aufgeführten wichtigsten Elemente und Funktionen unterstützen. Einige davon, werden nicht von allen Ausgabemedien unterstützt. Zum Beispiel sind in Papierversionen keine Berechnungen möglich.

3.5.1 Formular-Elemente

Eine Formulartechnologie sollte die folgenden Elemente unterstützen:

• Eingabefeld zu einem bestimmten Datentyp wie Zahl, Datum, E-Mail Adresse, Webadresse, Kreditkartennummer usw.

• Freies Eingabefeld (Strings), ein- oder mehrzeilig

• Passwortfeld dessen Eingabe nicht sichtbar ist

• Auswahlliste

• Beschriftung (Label) eines Formularfelds

• Hilfetext zu einem Formularfeld 3.5.2 Formular-Funktionen

Eine Formulartechnologie sollte die folgenden wichtigsten Funktionen unterstützen:

• Plausibilitätsprüfung der Eingabe eines einzelnen Feldes oder mehrerer Eingabefelder kombiniert

• Automatische Berechnung des Werts eines Ausgabefeldes

• Daten abschicken (Formular einreichen)

Weitere, je nach Anwendung wichtige Funktionen sind:

• Elektronische Signatur

• Vorbefüllung von Daten / Personalisierung

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3.5.3 Barrierefreiheit / Behindertengleichstellungsgesetz Formulare müssen nach dem Behindertengleichstellungsgesetz (BehiG) auch von Menschen mit Behinderungen gelesen und genutzt werden können.

Es sollten nur Formulartechnologien und Formulare eingesetzt werden, welche die Richtlinien für Barrierefreiheit gemäss dem Accessibility-Standard eCH-0059 einhalten.

Für weitere Details wird auf die eCH Fachgruppe Accessibility und die Dokumente eCH-0059 Accessibility Standard und eCH-0060 Accessibility Hilfsmittel verwiesen.

3.5.4 Werkzeuge Die Werkzeuge zur Formularentwicklung müssen die Entwicklungsprozesse so komfortabel und leistungsfähig wie möglich unterstützen. (Die Einschätzung basiert auf dem subjektiven Empfinden der Fachgruppenmitglieder) Weiter soll der Import einer Datenspezifikation in Form eines XML Schemas möglich sein.

3.6 Formular bereitstellen Bei der Bereitstellung eines Formulars müssen wir zwischen drei verschiedenen Formularträgern

unterscheiden:

Papier: das Formular muss auf Papier gedruckt sein. Der Benutzer holt es bei der Behörde oder diese schickt ihm das Formular per Post.

Datei-basiert: Träger des Formulars ist eine Datei, z.B. eine PDF- oder Word-Datei. Der Benutzer benötigt ein Programm, um das Formular auszufüllen (oder zumindest auszudrucken – vergl. Typ_1-Formulare). Die Behörde stellt das Formular zum Download bereit oder verschickt es per Mail oder auf einen Datenträger – z.B. CD-ROM.

Web-basiert: Der Benutzer benötigt (nur) einen Browser um das Formular auszufüllen. Für die Verarbeitung wird ein Webserver benötigt. Das Formular kann als statische Datei vorliegen oder im Moment der Abfrage dynamisch generiert werden, z.B. HTML-Formulare.

Aus der Sicht der Behörde ist das Holprinzip gegenüber dem Bringprinzip zu bevorzugen, d.h. der Benutzer beschafft sich das Formular selbst, ohne eine Verwaltungsperson zu beanspruchen. Das ist bei Papierformularen auf amtlichem Papier nicht erfüllt, bei den im Kapitel 4 behandelten Formulartechnologien hingegen schon.

Formulare auf Papier müssen nicht unbedingt in einer Druckerei hergestellt und gelagert werden.

Das Formular kann bei Bedarf auf Papier ausgedruckt werden (Printing on Demand).

Bei Formularen mit einer gewissen rechtlichen Bedeutung kann die Authentizität des Formulars z.B. mit einem Wasserzeichen oder Zertifikat sichergestellt werden.



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