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«TOPI X Inf orm ati onss yste m e AG Copyright un d Haftungsa uss chlus s TOPIX:5, TOPIX:8 Copyright © 1987 – 2009 J. Eyring, W. Grasberger, F. ...»

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TOPIX:8 Zahlu ngsve rke hr

TOPI X Inf orm ati onss yste m e AG

Copyright un d Haftungsa uss chlus s

TOPIX:5, TOPIX:8 Copyright © 1987 – 2009 J. Eyring, W. Grasberger, F. Kresse, W. Wolff, TOPIX Informationssysteme

AG. Alle Rechte bleiben vorbehalten.

Die in diesem Handbuch enthaltenen Angaben sind ohne Gewähr. Das Handbuch und die Software sind urheberrechtlich geschützt.

Die Abbildungen in dieser Dokumentation basieren noch auf TOPIX:5, der Vorgängerversion von TOPIX:8. Die beschriebene Funktionalität gilt in den meisten Fällen unverändert auch für TOPIX:8. Die Hauptunterschiede zwischen TOPIX:5 und TOPIX:8 werden in der Dokumentation "Neu in TOPIX8" beschrieben.

Teile dieser Dokumentation entsprechen den Originaltexten aus dem Handbuch von 4D Write und wurden mit Erlaubnis der 4D GmbH © 1993 4D abgedruckt. Alle Rechte bleiben vorbehalten.

Das Kopieren, Vervielfältigen, Umsetzen in ein elektronisches Medium jeglicher Art — auch auszugsweise — bedarf der schriftlichen Genehmigung der Autoren. Eine Ausnahme gilt für das Anfertigen von Sicherungskopien der Software für den eigenen Gebrauch.

Ansprüche in Anlehnung an die in diesem Handbuch beschriebene Software richten sich ausschließlich nach den Bestimmungen des Softwarelizenzvertrags. Alle weitergehenden Ansprüche sind ausgeschlossen.

Änderungen der Bildschirmmasken und der Funktionalität gegenüber dieser Beschreibung aufgrund technischer Weiterentwicklung bleiben ausdrücklich — auch ohne Vorankündigung — vorbehalten.

Das Apple Symbol, der Name Apple, ImageWriter, LaserWriter und Macintosh sind eingetragene Warenzeichen der Apple Computer, Inc.

Finder, Power Macintosh, Apple Desktop Bus und QuickTime sind Warenzeichen der Apple Computer, Inc.

Microsoft, Windows, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, das Windows–Logo und Excel sind entweder eingetragene Warenzeichen oder Warenzeichen der Microsoft Corporation.

4. Dimension, 4th Dimension, und 4D Write sind eingetragene Warenzeichen der 4D SA, Paris.

4D, 4D Server, 4D Client, 4D Runtime und 4D Tools sind Warenzeichen der 4D SA, Paris.

Weitere in dieser Dokumentation genannte Namen können Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Warenzeichen–Inhaber sein.

Auflage 5.4 Inhalt Inhalt

Voraussetzungen

Konfiguration des Moduls Zahlungsverkehr

Zahlungsformulare importieren

Eigene Bankkonten

Bankverbindung von Kreditoren und Debitoren

Vergabe der Zahlungskonditionen

Zeichensatz OCRAhuslik

Einführung

Referenz

Grundlagen

Einstellungen

Verwaltung der Stammdaten

Zahlungen vorbereiten und bearbeiten

Zahlungen drucken

Auswertungen

Der Datenträgeraustausch

Banking

Benutzerverwaltung

Konfiguration des Moduls Banking (HBCI)

Einleitung

Administration

Eigene Bankkonten verwalten

PIN/TAN–Verwaltung beim PIN/TAN–Verfahren

Konfiguration des Moduls Banking (BTX)

TOPIX:8 Zahlungsverkehr Administration

Steuerung des BTX–Decoders durch TOPIX:8

Einstellungen

Banktypen

Eigene Bankkonten verwalten

Kontoumsätze

Kontoumsätze abfragen

Bankauszüge automatisch kontieren

Bankauszüge bearbeiten

Bankauszüge drucken

Bankauszüge verbuchen

Bankauszüge suchen

Stapelbelege erzeugen

Zahlungen

Zahlungen tätigen

Vorbereitete DTA–Datei übermitteln

Export

Import

Auslandszahlungsverkehr

Länderversionen Deutschland und Österreich

Einblendmenüs mit Länderangaben

Einstellungen bearbeiten

Verwaltung der Stammdaten

Auslandszahlungen vorbereiten und bearbeiten

Die Eingabemaske für Auslandszahlungen

Sammel–Auslandszahlungen

Meldung an die Zentralbank

Auslandszahlungen tätigen

DTA–Datei prüfen

Anhang

Technische Informationen

ISDN

HBCI–Informationen

Fehlermeldungen

Liste der Privatbanken

Liste der Genossenschaftsbanken

Liste der Sparkassen + Landesbanken

Tabelle der Internet–Adressen (URL’s) für das PIN/TAN–Verfahren

Banktypen

Besonderheiten bei bestimmten Banktypen

Bank 24

Berliner Bank

BfG (Bank für Gemeinwirtschaft)

BVK (Bankverlag Köln)

Commerzbank

Deutsche Bank

Dresdner Bank

HypoVereinsbank

Index

TOPIX:8 Zahlungsverkehr Voraussetzungen Dieses Handbuch erklärt die Funktionsweise der TOPIX:8–Zusatzmodule. Es werden Grund legende Kenntnisse von Buchführung und Kontierung sowie der Standardfunktionen des Zusatzmoduls Finanzbuchhaltung vorausgesetzt.

Wichtig sind insbesondere Kenntnisse zum Thema Offene–Posten–Buchhaltung, da sich dieses Handbuch darauf stützt.

Es wird Basiswissen zur Bedienung des Computers vorausgesetzt, wie es durch die Benutzerhandbücher vermittelt wird. Eine Kurzbeschreibung der wesentlichen Aspekte der Benutzerführung und der verwendeten Begriffe findet sich darüber hinaus im Einführungshandbuch zu TOPIX:8.

Installation eines Zusatzmoduls: Die in diesem Handbuch beschriebenen Zusatzmodule sind im ausgelieferten Softwarepaket bereits integriert. Es genügt die Installation von TOPIX:8 gemäß Installationsanleitung zu befolgen. Es bedarf lediglich einiger vorbereitender Maßnahmen, damit das jeweilige Zusatzmodul einsatzbereit ist.





Nachgerüstetes Modul: Haben Sie das Zusatzmodul nachgerüstet, befolgen Sie bitte die Hinweise der TOPIX:8

Installationsanleitung.

Konfiguration des Moduls Zahlungsverkehr Bevor das Modul Zahl ungsv erk ehr zum ersten Mal verwendet wird, sind einige vorbereitende Maßnahmen erforderlich.

–  –  –

TOPIX:8 enthält ein Bankleitzahlenverzeichnis, so dass es in der Regel genügt, den Namen der Bank, beispielsweise mit «Bay@» einzugeben.

Es erscheint eine Liste der in den Stammdaten gefundenen Banken, aus der ein Mausklick die gewünschte Bank auswählt und die fehlenden Daten übernimmt. Einzugeben sind dann nur noch die Kontonummer, die korrespondierende Fibu–Kontonnummer und die Bezeichnung des Kontoinhabers. Falls die Bank nicht im Verzeichnis aufgeführt ist, kann sie neu angelegt werden.

TOPIX:8 Zahlungsverkehr Bankverbindung von Kreditoren und Debitoren Ein ähnliches Vorgehen gilt für die Personenkonten. Für den Kreditor Ab er l G mbH wird über den Befehl Fi rm en des

Menüs Sta mm ein neuer Datensatz angelegt:

" Dies e Ei ngab emask e kann au ch a us dem F enst er K ont en b earb eit en mit Hilfe d es R egis ters F irma aufgerufen werd en.

Die speziellen Daten, die den Zahlungsverkehr betreffen, werden im Register K ondi tion en der Eingabemaske dargestellt. Auf dieser Seite wird die Bankverbindung, im Beispiel die des Kreditors Aberl Gmb H, eingegeben.

Unsere Nummer Uns er e Nu mmer ist hierbei die Bezeichnung, unter der das eigene Unternehmen bei Kreditoren und Debitoren geführt wird. Sie erscheint auf Wunsch mit auf dem Zahlungsbeleg und eignet sich beispielsweise für die Eintragung der eigenen Kundennummer bei einem Lieferanten oder der Steuernummer beim Finanzamt.

TOPIX:8 Zahlungsverkehr Der Zahlungsverkehr kennt verschiedene Zahlungsarten, darunter auch die Überweisung, die in diesem Beispiel über das Feld Za hlung sausga ng gewählt wurde. Die anderen Zahlungsarten, insbesondere die des Datenträgeraustausches, werden im Referenzteil erläutert.

Vergabe der Zahlungskonditionen Die Eingabe der Zahlungskonditionen versetzt das Modul Zahlungsverkehr in die Lage, die Zahlungsziele zu überwachen. Unterschieden wird zwischen dem Zeitraum, in dem noch Skonto gewährt wird, dem Zeitraum für die termingerechte Zahlung gemäß Zahlungsziel (Netto) und darüber hinaus gehende Zeiten. In den Einstellungen können die Zahlungskonditionen eingestellt werden.

Zeichensatz OCRAhuslik Sollten Sie Blanko–Scheckvordrucke verwenden, können Sie mit TOPIX:8 auch die Codierzeile des Schecks bedrucken, in der unter anderem auch die Schecknummer aufgeführt wird. Voraussetzung ist hierfür die ordnungsgemäße Installation des Zeichensatzes OCRAh uslik, den Sie nach der Installation innerhalb des TOPIX:8–Ordners finden.

Zur Installation des Zeichensatzes OCRA huslik gehen Sie wie folgt vor:

Den Zeichensatzkoffer OCRAh uslik, der sich im Ordner Hus lik OCRA befindet, auf das Symbol Ihres aktiven !

Systemordners bewegen.

–  –  –

TOPIX:8 Zahlungsverkehr Einführung Dieses Kapitel erklärt die Grundlagen des TOPIX:8–Moduls Zahlungsverkehr. Nach einer kurzen Erläuterung der Leistungsmerkmale werden Sie anhand eines Beispiels in die Arbeit eingeführt.

TOPIX:8 Zahlungsverkehr ist ein Zusatzmodul zur TOPIX:8 Finanzbuchhaltung, das die Abwicklung eigener Zahlungsvorgänge weitestgehend automatisiert und aktiv veranlasst.

Durch die Integration in das TOPIX:8 Finanzbuchhaltungsprogramm kann das Modul direkt auf die buchhalterisch relevanten Daten zugreifen — eine manuelle Übertragung von Daten entfällt. Darüber hinaus ist eine Änderung oder Neuerfassung von Zahlungsvorgängen möglich.

Basis von TOPIX:8 Zahlungsverkehr ist die Offene–Posten–Buchhaltung des Hauptmoduls. Anhand der Salden der offenen Posten eines Debitoren– oder Kreditorenkontos erkennt das Modul Zahlungsverkehr, welche Zahlungen noch zu tätigen sind.

Bei der Erstellung dieser Liste von Zahlungsvorschlägen berücksichtigt TOPIX:8 Zahlungsverkehr:

individuelle Zahlungsziele (für jeden Debitor und Kreditor einstellbar) !

–  –  –

Diese Liste kann bei Bedarf manuell überprüft und verändert werden, falls beispielsweise eine Zahlung erst zu einem späteren Zeitpunkt zweckmäßig ist.

Nach der Freigabe der Zahlungen werden diese in Form von bedruckten Überweisungs–, Scheck– und Lastschriftformularen realisiert. Alternativ tätigt TOPIX:8 die Zahlungen über Datenträgeraustausch direkt bei dem Geldinstitut (Electronic Banking).

" Es w ird empfohl en, vo r d em Weit erl es en das Kapi tel Offene –Post en– Bu chha ltung d es T OPIX :8 Refer en zhand buc hs zu l es en (o der a ufzu frisch en).

–  –  –

Diese Beispielbelege wurden als Stapelbelege erfasst und ordnungsgemäß verbucht.

TOPIX:8 Zahlungsverkehr Zahlungen tätigen Nach diesen Maßnahmen ist das Modul Zahlungsverkehr in der Lage, den Zahlungsvorgang automatisch

durchzuführen. Dieser Ablauf gliedert sich in die drei wesentlichen Schritte:

Zahlu ngen vo rsch lagen: In diesem Schritt überprüft TOPIX:8Zahlungsverkehr die Salden der Offene–Posten– !

Liste der ausgewählten Konten und erstellt eine Liste empfohlener Zahlungen.

Zahlu ngen fr eig eb en: Der Anwender wählt diejenigen Zahlungen aus, die tatsächlich getätigt werden sollen.

!

Dieser Schritt könnte beispielsweise durch eine ausgewählte, entsprechend autorisierte Person geschehen.

Zahlu ngen tä tigen: Im letzten Schritt werden die freigegebenen Zahlungen je nach Zahlungsart entweder !

gedruckt, beispielsweise auf Überweisungsformulare, oder sie werden zum Datenträgeraustausch bereitgestellt.

An dieser Stelle nun zurück zum Beispiel: Es sollen die Wareneinkäufe von Elektro Meier bezahlt werden.

Der Befehl Za hlung en im Menü Bu chha ltun g wechselt zunächst in den entsprechenden Bereich und zeigt eine Liste der Zahlungen und ihren Status. Gemäß obiger Einteilung kann eine Zahlung freigeg eb en und/oder gedru ckt sein.

Zah lu nge n v orsc hl agen

Im Menü Akt ion Zah lung en vors chlag en die Überprüfung der offenen Posten starten:

!

Im Beispiel werden alle Kreditorenkonten zur Überprüfung selektiert und als Eintrag für das Feld Verw endu ngszweck auf dem Überweisungsformular Post ennu mmer sowie Un ser e N umm er ausgewählt. Zur Erinnerung:

Letztere war die Kundennummer der Elektro Meier GmbH bei ihrem Händler Aberl eingetragen.

Mit OK den Vorgang starten !

Es werden einige Zahlungsvorschläge geliefert:

Die Spalte ZA zeigt an, dass die Zahlung in Form von Überweisungen erfolgen soll, gemäß der Einstellung in den Firmenstammdaten. Die Pr ior ität zeigt, in welchem Zahlungszeitraum die Überweisung getätigt wird: ein grünes Viereck für den Skontozeitraum, zwei gelbe Vierecke für die Zahlung Netto ohne Abzug und drei rote Vierecke für ein bereits überschrittenes Zahlungsziel.

Auf einen Datensatz doppelklicken !

Ein Formular erscheint, wie es beim Ausdruck ausgefüllt wird:

TOPIX:8 Zahlungsverkehr Als Verwendungszweck ist — wie gewünscht — die Kundennummer sowie die Rechnungsnummer ausgefüllt worden. Mit A bbr ech en wird die Eingabemaske ohne Änderungen verlassen.

Zah lu nge n frei gebe n Im nächsten Schritt ist jetzt die Freigabe der Zahlungen zu tätigen. Der Befehl Za hlung en freige ben markiert hierzu die vorher selektierten Zahlungen. In der Liste erscheinen diese Datensätze mit einem «!» in der Spalte F(r ei).

Zah lu nge n täti gen Für die unterschiedlichen Zahlungsarten, die sich in unterschiedlichen Druckformularen widerspiegeln, gibt es im Menü Akt ion den Befehl Za hlun gen tät igen mit den Unterbefehlen Üb er wei sun gen dru cken…, La sts chr iften dru cken… und S ch ecks dr uck en…, um jeweils die entsprechenden Zahlungen auszudrucken. Jedem Befehl wird in dem sich anschließenden Konfigurationsdialog ein Formular zugeordnet. Das Einblendmenü F orm ular zeigt das derzeit ausgewählte Formular an.

Mit angekreuzter Option Samm el–S tap elb el ege erz eug en werden aus den Zahlungen automatisch Stapelbelege erzeugt und somit der Zahlungsvorgang (nach Verbuchen der Stapelbelege) buchhalterisch abgeschlossen.

Hiermit endet die Einführung in das TOPIX:8–Modul Zahlungsverkehr. Ausführliche Informationen finden sich im anschließenden Referenzteil.

TOPIX:8 Zahlungsverkehr Referenz Dieser Referenzteil ist nach Themen gegliedert und folgt nicht den Menüs, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Bei der Suche nach der Beschreibung zu einzelnen Befehlen hilft der Index.



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